Die strategische Personalplanung (SP) soll sicherstellen, dass der Personalbedarf mit den geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens in Bezug auf Kapazität, Fähigkeiten, Standort und Kosten übereinstimmt. Das Ideal ist, die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort zu den effizientesten Kosten zu haben.

In einem sich ständig verändernden Umfeld müssen Personalentscheidungen jedoch ständig auf der Grundlage hochwertiger Daten optimiert werden. Heute generiert die Personalabteilung mehr denn je eine riesige Menge an Daten, doch entscheidend wird die Fähigkeit sein, daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Sie wird der Schlüssel sein, um die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen zu gewinnen, Talente effektiv zu verwalten und letztendlich für die Zukunft gerüstet zu sein.

Welche Herausforderungen stehen der Gewinnung wertvoller Erkenntnisse aus HR-Daten im Wege?

  1. Die Daten der Stellenarchitektur sind unübersichtlich. Unternehmen haben keinen klaren Ansatz für die Verwaltung von Stellendaten, was zu einer unkonsolidierten Stellenlandschaft führt:

    • Viele verschiedene Stellenbezeichnungen, die ähnliche Aufgaben beschreiben, sorgen für Verwirrung,
    • Sehr detaillierte Stellenbeschreibungen, die das eigentliche Wesen der Stelle nicht erfassen,
    • Stellenbeschreibungen werden nicht als lebendige Dokumente betrachtet und sind daher veraltet,
    • Die Praktiken der Stellenbewertung sind nicht weltweit einheitlich,
    • Kein effektiver Ansatz zur Erfassung von Fähigkeiten und Kompetenzen,
    • Generell kein wertorientierter Ansatz für die Stellenarchitektur.
  2. Fragmentierte Landschaft von Datenquellen. Das richtige Werkzeug für SP zu haben, ist für viele Unternehmen immer noch eine unvollendete Arbeit:

    • Einige haben immer noch Schwierigkeiten, aus ihren komplexen Altsystemen ein zentrales HR-Backbone aufzubauen,
    • Einige haben sich mit fehleranfälligen Excelsystemen zufriedengegeben,
    • Andere haben bereits einen soliden HR-Kern, verwenden aber viele Anwendungen zur Verwaltung der verschiedenen HR-Prozesse wie Talentakquisition, Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung usw. und haben es versäumt, eine integrierte Infrastruktur zu schaffen. Dies bedeutet, dass die Daten nicht zentral gespeichert und daher nicht zusammengeführt werden, was zu inkonsistenten strategischen Entscheidungen und Initiativen führt.
  3. Kein Werkzeug zum Visualisieren und Verstehen der Daten. Sobald die Daten zur Arbeitsplatzarchitektur und die Mitarbeiterdaten erfasst sind, bleibt die Herausforderung, die Daten zu visualisieren, um sie sinnvoll zu nutzen:

    • Werte zwischen Gruppen vergleichen zu können, z. B. die Bewertung des Mitarbeiterengagements nach Standort, um zu wissen, wo die Gestaltung der Mitarbeitererfahrung angepasst werden muss,
    • Beziehungen zwischen Variablen aufzuzeigen, z. B. zwischen dem Niveau der Mitarbeiter und der Fluktuation, um in die richtigen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu investieren,
    • Darstellung von Entwicklungen und Vorhersagen, z. B. kontinuierliche Abschlüsse von Schulungen nach Kursinhalten, um Lernwege zu entwerfen und Angebote anzupassen.
    • Hervorhebung von Datenmustern über Standorte, Organisationen, Demografie usw., um z. B. die potenziellen Auswirkungen von Technologien auf die Belegschaft zu visualisieren.
  4. Fragen des Datenschutzes: Wie können Sie sicherstellen, dass die Personalabteilung zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die benötigten Daten erhält?
    Governance und Datenschutzbestimmungen stehen dem oft im Weg. Für jeden Bericht, den die Personalabteilung benötigt, müssen die Daten abgeglichen und die entsprechenden Sicherheitsrechte entsprechend konfiguriert werden. Dies erfordert Aufwand und Zeit von der IT-Abteilung und kann dazu führen, dass die Daten erst mit Verzögerung eintreffen, so dass sie veraltet sind, wenn sie endlich vorliegen, oder – noch schlimmer – dass überhaupt kein Zugriff auf die benötigten Daten möglich ist.
  5. Vorhandene Fähigkeiten der Mitarbeiter erfassen. Das Kompetenzmanagement gewinnt in der Personalplanung zunehmend an Bedeutung, doch die folgenden Fragen stellen für viele Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung dar:

    • Wie lassen sich Fähigkeiten so aufteilen und klassifizieren, dass sie das Wesentliche dessen, was Menschen können, genau erfassen?
    • Sollten auch Kompetenzen, Eigenschaften und Interessen berücksichtigt werden? Welche anderen Aspekte?
    • Welche Quelle soll zur Erfassung der Fähigkeiten der Mitarbeiter verwendet werden? Von der Einbindung der Mitarbeiter, indem sie nach ihren Fähigkeiten gefragt werden, über die Verwendung eingereichter Dokumente (Lebenslauf, Abschlüsse…) oder die Integration von Social-Media-Profilen bis hin zur Befragung von Projektkollegen und Managern. Der Einsatz von maschinellem Lernen liegt in diesem Bereich zunehmend im Trend, z. B., um Kompetenzen aus Texten zu extrahieren (z. B. aus Feedbacks) oder um Mitarbeitern Kompetenzen vorzuschlagen, Projekte oder Stellen zu empfehlen…
    • Das Problem bleibt die Qualität dieser Quellen. Wie kann man sicherstellen, dass die genannten Fähigkeiten korrekt sind?
    • Wie kann man die Entwicklung von Fähigkeiten erfassen (wenn Mitarbeiter z. B. eine neue Fähigkeit erwerben)?
    • Wie kann man für Fähigkeiten planen, die erst noch entstehen werden?