Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Skill Management und strategischer Personalplanung
Skill Management und strategische Personalplanung sind zwei unerlässliche HR-Praktiken zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld. Zwar zielen beide Praktiken auf die Sicherung der richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt. Aber es gibt einige wichtige Unterschiede mit praktischen Auswirkungen.
Skill Management dient der Deckung des aktuellen und kurzfristigen Mitarbeiterbedarfs. Es basiert auf der Analyse von vorhandenem Qualifikationsniveau und -bedarf und zielt auf die optimale Nutzung des Personalbestands durch Abgleich von Mitarbeitern und deren Skills, d.h. eine Optimierung der Ressourcen. Die Rolle der Personalabteilung besteht darin, den organisatorischen Rahmen zu schaffen und den Mitarbeitern kurzfristige Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten, während Führungskräfte durch die Suche nach idealen Kandidaten für ihre Projekte oder Positionen das Angebot stellen. Neben der Ressourcenoptimierung liegt der große Vorteil darin, dass Mitarbeiter die Qualifikationsanforderungen ihres Unternehmens leicht nachvollziehen und ihre persönliche Karriereentwicklung aktiv steuern können. Datenerfassungs- und Analysesysteme spielen dabei eine wesentliche Rolle.
Strategische Personalplanung hingegen konzentriert sich auf die längerfristigen (3-5 Jahre) Anforderungen eines Unternehmens. Der Planungshorizont ist in der Regel nicht länger als fünf Jahre, da es kaum möglich ist, weiter in der Zukunft liegende relevante Anforderungen ausreichend hervorzusehen. Die strategische Personalplanung basiert auf Rollen oder Stellenclustern und konzentriert sich nur auf kritische Rollen (in Quantität und Qualität). Die Rolle der Manager besteht darin, den langfristigen Personalbedarf zu ermitteln, während HR die entsprechenden Personalentwicklungsinitiativen konzipiert und durchzuführt. Die Mitarbeiter sind in diesem Bereich nur wenig involviert und man kann sie meist mit vorhandenen IT-Tools bewältigen.
Wichtigste Unterschiede zwischen Skill Management und strategischer Personalplanung
Skill Management konzentriert sich auf die Fähigkeiten, Kompetenzen, Qualifikationen, Eigenschaften und Antriebskräfte der einzelnen Mitarbeiter. Außerdem werden die Fähigkeiten den Arbeitsaufgaben zugeordnet. Bei der strategischen Personalplanung wird das Unternehmen als Ganzes betrachtet und geprüft, inwieweit die Belegschaft mit den langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang steht.
Das Skill Management konzentriert sich auf die Deckung des aktuellen und kurzfristigen Stellen-/Projekt-/Gruppenbedarfs. Die strategische Personalplanung ist auf den langfristigen Personalbedarf (3-5 Jahre) ausgerichtet.
In der Regel ist das Skill Management detaillierter und befasst sich mit spezifischen Fähigkeiten, Kompetenzen usw. Dagegen ist die strategische Personalplanung allgemeiner und befasst sich mit Schlüsselrollen und/oder Clustern von Rollen.
Das Skill Management gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre eigene berufliche Entwicklung zu steuern. Bei der strategischen Personalplanung sind die Mitarbeiter kaum beteiligt.
Skill Management stützt sich in hohem Maße auf interne Datenerfassung (+ Marktdaten) und Analysesysteme (KI), um Qualifikationsniveaus, Anforderungen und Zielsimulationen auf Talentmarktplätzen zu ermitteln und zu verfolgen. Die strategische Personalplanung beginnt oft mit externen Marktprognosen, die mit den Geschäftserwartungen der Manager abgeglichen werden, um den Bedarf und das Angebot an Arbeitskräften sowie die Auswirkungen des technologischen Wandels zu ermitteln.
Skill Management ist taktisch/operativ und wird von der Personalabteilung und den Managern gemeinsam durchgeführt. Die strategische Personalplanung ist (wie der Name schon sagt) strategisch und wird von der Personalabteilung unter Einbeziehung der Geschäftsleitung durchgeführt.
Skill Management ist reaktiv, d. h. es passt sich kurzfristig an Veränderungen an. Die strategische Personalplanung ist proaktiv und antizipiert langfristige Veränderungen.
Das Skill Management erfordert eine spezielle Software zur Ermittlung, Verfolgung und Verwaltung von Qualifikationen. Die neue Software muss in die bestehende HR-Technologie-Landschaft integriert werden. Die strategische Personalplanung kann bestehende IT-Tools nutzen.
Im Skill Management sind alle Skills für alle HR-Praktiken relevant (Hire to Retire) und sollten daher konsequent genutzt werden. Neu eingeführtes Skill Management betrifft die meisten HR-Prozesse. Die strategische Personalplanung hat nur wenige Berührungspunkte mit HR-Prozessen, wie z. B. Positionszuordnung, Stellenarchitektur oder HR-Strategie.
Wichtigste Gemeinsamkeiten von Skill Management und strategischer Personalplanung
Beide Praktiken sollten mit Blick auf die allgemeine Unternehmensstrategie umgesetzt werden, um die Belegschaft optimal auf die Ziele des Unternehmens abzustimmen.
Beide Verfahren sollten kontinuierlich überprüft und auf der Grundlage von Feedback und Ergebnissen verbessert werden. Dies wird dazu beitragen, beide zu einer treibenden Kraft für die flexible Anpassung an Veränderungen im Geschäftsumfeld zu machen, einschließlich der Employee Experience.
Eine klare und effektive Kommunikation ist für beide Verfahren essenziell. Manager und Mitarbeiter sollten über die Qualifikationsanforderungen des Unternehmens informiert werden und ebenso, wie sie diese erfüllen können.
Beide Verfahren sind kollaborative Prozesse, an denen in unterschiedlichem Maße die Personalabteilung, Führungskräfte, Vorstand, IT-Abteilung, die Betriebsräte und die Arbeitnehmer beteiligt sind.
Beide Verfahren erfordern ein Budget und Ressourcen, um effektiv umgesetzt werden zu können. Während sich das Budget für das Skill Management eher auf die Integration von Instrumenten und Prozessen sowie auf die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter konzentriert, wird das Budget für die strategische Personalplanung langfristige Initiativen der Personalentwicklung unterstützen.
Beide Verfahren sollten messbar sein, um ihre Wirksamkeit zu bewerten. Die Messung des Erfolgs von Skill Management kann (unter anderem) die Analyse des Qualifikationsniveaus der Mitarbeiter umfassen, während die Messung des Erfolgs der strategischen Personalplanung die Analyse der Ausrichtung der Personalcharakteristika (z. B. Altersstruktur) auf die Ziele des Unternehmens umfassen sollte.
Auch wenn Skill Management und strategische Personalplanung unterschiedliche Ziele und Zeitrahmen haben, können ihre Überschneidungen genutzt werden, um sich gegenseitig zu verstärken. Bei der strategischen Personalplanung ist es notwendig, ein Verständnis für die Art der (zukünftigen) Rollen in einer Organisation zu entwickeln. Dies kann in Form von Skills erfasst werden. Welche Skills werden benötigt, um in den Rollen erfolgreich zu sein? Der Blick auf die künftige Entwicklung der Rollen und die festgestellten Lücken können dann helfen, ein Bild der längerfristig benötigten Skills zu zeichnen. Welche Qualifikationen werden in den sich abzeichnenden Rollen voraussichtlich benötigt? Die Verknüpfung beider Verfahren macht beide leistungsfähiger. Sie hilft auch bei der Gestaltung einer sauberen Stellenarchitektur mit besserer Einstufung, was wiederum dem Management bessere Entscheidungen ermöglicht.
Sowohl das Skill Management als auch die strategische Personalplanung wirken sich direkt auf die Fähigkeit eines Unternehmens aus, seine Geschäftsziele zu erreichen. Beide steigern die Produktivität, fördern Innovation fördern und e Reaktion auf die Anforderungen des Marktes. Sie können gleichzeitig, nacheinander oder sogar gemeinsam durchgeführt werden. Das eine ersetzt jedoch niemals das andere.