Wie Generative KI HCM-Systeme verändert

Generative KI ist keine Zukunftsvision mehr – sie ist Bestandteil heutiger HCM-Systeme.

Erfahren Sie, wie SAP, Workday, Oracle und UKG generative KI-Funktionen integrieren und was das für Ihre HR‑Organisation bedeutet.

Generative KI bezeichnet KI‑Modelle, die eigenständig neue Inhalte erzeugen können – etwa Texte, Code oder Bilder. In HCM‑Systemen werden solche Modelle unter anderem für konversationelle Assistenten, generative Textbausteine und datenbasierte Empfehlungen genutzt.

Führende HCM‑Anbieter haben generative KI mittlerweile tief in ihre Systeme integriert. Dieser Artikel zeigt, wie SAP SuccessFactors, Workday, Oracle und UKG diese Technologie in der Praxis einsetzen.

SAP SUCCESSFACTORS

SAP integriert generative KI in SuccessFactors über SAP Business AI und den digitalen Assistenten Joule. Joule ist ein rollenbasierter Copilot, der anhand bestehender Rollen‑ und Berechtigungskonzepte erkennt, welche Rolle ein Nutzer hat, und darauf abgestimmte Antworten liefert. Direkt in die SuccessFactors‑Oberflächen eingebettet, ermöglicht Joule Mitarbeitenden, Führungskräften und HR‑Teams die Interaktion in natürlicher Sprache.

Zentrale Generative‑KI‑Funktionen in SAP SuccessFactors

Joule als konversationelle Schnittstelle

• Joule versteht Nutzerrolle, Kontext und Zugriffsrechte und stellt sicher, dass ausschließlich autorisierte Daten angezeigt werden.
• Unterstützte Interaktionstypen:
  
  • Informativ (Beantwortung von Fragen)
    
  • Analytisch (Datenanalysen)
    
  • Navigational (Vorschläge und Öffnen von Fiori‑Apps)
    
  • Transaktional (direktes Bearbeiten von Business‑Objekten)
• In vielen SuccessFactors‑Modulen verfügbar, erfordert jedoch eine zusätzliche Premium‑KI‑Lizenz.

Spezialisierte Joule‑Agenten

Zusätzlich zu Joules allgemeinen Assistenzfunktionen setzt SAP spezialisierte KI‑Agenten ein, die klar definierte HR‑Use‑Cases unterstützen und innerhalb festgelegter fachlicher und organisatorischer Grenzen arbeiten.

• Performance & Goals: Ein dedizierter Agent unterstützt Führungskräfte bei der Definition von Zielen und beim Entwurf von Performance‑Feedback. Er dient als strukturierter Ausgangspunkt für Performance‑Gespräche und Entwicklungsmaßnahmen – die finale Bewertung und Entscheidung verbleibt beim Manager.

• Nachfolgeplanung: Geplante Agenten schlagen potenzielle Nachfolger vor und dokumentieren Nachfolgepläne. Sie unterstützen HR‑Teams dabei, Talente systematisch zu identifizieren und Nachfolgeprozesse transparenter zu gestalten.

• Case Handling Agent (geplant): Unterstützt HR‑Service‑Teams bei der Bearbeitung von Anfragen, strukturiert Anliegen, bündelt relevante Informationen und eskaliert komplexe oder kritische Fälle.

• Payroll‑Agenten (geplant): Unterstützung bei Fragen zu Gehaltsabrechnungen, Erkennung von Auffälligkeiten und Erklärung von Abweichungen – ohne Verantwortung für die Durchführung oder Genehmigung der Abrechnung zu übernehmen.

• People Intelligence Agent: Liefert analytische Unterstützung, ist an die SAP Business Data Cloud angebunden und stellt aufbereitete Workforce‑Analysen sowie Empfehlungen in natürlicher Sprache zur Verfügung. Komplexe Daten werden dadurch schneller zugänglich und leichter interpretierbar.

Sicherheit und Governance

SAP verfolgt für Joule und Business AI einen „Responsible by Design“-Ansatz:

• Rollenbasierter Zugriff: Joule greift nur auf Daten zu, für die der Nutzer autorisiert ist – auch bei expliziten Aufforderungen.
• Datenschutz & Dateneigentum: Kundendaten verbleiben unter der Kontrolle des Unternehmens und werden nicht zum Training von Foundation‑Modellen verwendet.
• Human‑in‑the‑loop: KI unterstützt sensible Talententscheidungen, finale Prüfung und Freigabe liegen immer beim Menschen.

WORKDAY

Workday integriert KI – einschließlich generativer KI – tief in den Kern seiner HCM‑Plattform. Ein zentrales Element ist die Workday Skills Cloud, die Skills aus unterschiedlichen Datenquellen analysiert, normalisiert und für Recruiting, Karriereplanung und Lernen nutzbar macht.

Zentrale Generative‑KI‑Funktionen in Workday

Workday Skills Cloud mit generativen Fähigkeiten

• Analysiert Skills aus verschiedenen Quellen, z. B. Stellenbeschreibungen, Performance‑Reviews, Lerninhalten und externen Referenzdatenbanken.
• Leitet relevante Skill‑Vorschläge für Mitarbeitende ab – basierend auf Rolle, Aktivitäten und möglichen Entwicklungspfaden.
• Unterstützt personalisierte Lernempfehlungen und Karrierepfade zur Förderung interner Mobilität.

Generative‑KI‑gestützte Self‑Services und Assistenz

• Ein konversationeller Assistent ermöglicht die Interaktion mit dem HCM‑System in natürlicher Sprache, z. B.:
  
  • Abfrage von Urlaubskontingenten
  • Anzeige passender interner Rollen auf Basis vorhandener Skills
  • Navigation durch HR‑Prozesse ohne manuelle Suche
• Personalisierte Dashboards und automatisch generierte Zusammenfassungen liefern relevante Informationen für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Governance und Datenqualität

Workday legt besonderen Wert auf eine kontrollierte und verantwortungsvolle Nutzung generativer KI:

• Die Skills Cloud basiert auf normalisierten und validierten Datenmodellen zur Reduktion von Bias und inkonsistenten Ergebnissen.
• Human‑in‑the‑loop bei kritischen Talententscheidungen wie Beförderungen oder Platzierungen.
• Transparente Dokumentation aller KI‑gestützten Empfehlungen zur Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit.

UKG (Ultimate Kronos Group)

UKG integriert generative KI über Google Cloud und Vertex AI in seine Workforce‑Management‑ und HCM‑Lösungen. Der Fokus liegt auf konversationellen Interaktionen und datenbasierten Einblicken für Führungskräfte.

Zentrale Generative‑KI‑Funktionen in UKG

Konversationelle HR‑Self‑Services

• Mitarbeitende können per natürlicher Sprache Schichten anfragen, Abwesenheiten einreichen, HR‑Richtlinien klären oder Informationen abrufen.
• Der Assistent versteht Kontext und kann komplexere Anfragen bearbeiten.
• Direkte Integration in Workforce‑Management‑Prozesse ermöglicht interaktives Schichtmanagement.

Empfehlungen und Insights für Führungskräfte

• KI‑gestützte Analysen zeigen, wie Entscheidungen Engagement, Bindung und Produktivität beeinflussen.
• Die Bryte‑AI‑Plattform liefert prädiktive Erkenntnisse zu Engagement‑Risiken, Fluktuationswahrscheinlichkeit und Optimierungspotenzialen.

Sicherheit und Ethik

UKG positioniert sichere und verantwortungsvolle KI als zentrales Prinzip:

• Klare Anforderungen an Datenschutz, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung
• Fokus auf Fairness und Bias‑Kontrollen zur Vermeidung von Diskriminierung
• Nachvollziehbare Compliance‑Dokumentation aller KI‑gestützten Empfehlungen

ORACLE

Oracle hat generative KI systematisch in Oracle Fusion Cloud HCM integriert und stellt diese Funktionen über Oracle Cloud Infrastructure (OCI) Generative AI Services bereit. Der Ansatz basiert auf einer Vielzahl vordefinierter, teilautonomer KI‑Agenten, die klar abgegrenzte Aufgaben innerhalb definierter Workflows unterstützen.

Zentrale Generative‑KI‑Funktionen in Oracle

Vordefinierte KI‑Agenten und Use Cases

• Recruiting: Job Discovery Agent (Matching von Kandidaten auf interne Rollen), Interview Management Agent, Job Description Agent

• Performance & Compensation: Performance Analytics Agent, KI‑gestützte Feedback‑Erstellung, Vergütungsanalysen

• Learning & Development: Learning Tutor Agent mit Kurs‑Empfehlungen und personalisierten Lernpfaden

• Payroll: Payroll Run Analyst zur Erkennung von Abweichungen, Pay Explanation Assistant

• Talent Management: Succession Planning Agent, Team Goals Assistant

• HR Services: Onboarding Assistant, Timecards Assistant, Scheduling Assistant

AI Agent Studio

• Ermöglicht es Organisationen, eigene KI‑Agenten zu konfigurieren und anzupassen, z. B. auf Basis interner Richtlinien, Prozesse oder Terminologie.

Analytics AI Assistant

• Abfrage und Analyse von HR‑ und Geschäftsdaten in natürlicher Sprache
• Automatische Erstellung von Reports und Insights zu relevanten HR‑Kennzahlen

Data Governance und Sicherheit

Oracle legt großen Wert auf Dateneigentum und regulatorische Konformität:

• Kundendaten werden nicht zum Training von Foundation‑Modellen verwendet.
• Strikte Mandantentrennung: Daten bleiben logisch getrennt und werden nur für den jeweiligen Zweck genutzt.
• Einhaltung von Datenschutz‑ und Compliance‑Anforderungen.
• Human‑in‑the‑loop bei sensiblen Talententscheidungen.

Marktreaktionen und Governance

Generative KI gehört zu den meistdiskutierten und am breitesten eingeführten Themen im HR‑Umfeld. Die Ausgangsfrage „Sollten wir generative KI im HCM einsetzen?“ ist weitgehend beantwortet: Große Unternehmen und viele mittelständische Organisationen führen diese Funktionen bereits ein oder pilotieren sie aktiv.

Der Fokus hat sich verschoben

Die Diskussion dreht sich nicht mehr um das „Ob“, sondern um das „Wie“:

Wie setzen wir generative KI verantwortungsvoll, transparent und regelkonform ein?

Typische Chancen

Entlastung von Routinearbeit: Unterstützung bei Stellenanzeigen, Performance‑Feedback oder First‑Level‑HR‑Anfragen

Personalisierte Empfehlungen: Schnellere, individuelle Informationen zu Karriere, Lernen und Skill‑Entwicklung

Bessere Datenanalyse: Schnellere Auswertung großer Datenmengen und Identifikation von Mustern

Verbesserte User Experience: Intuitivere Nutzung durch konversationelle Oberflächen

Typische Risiken und Bedenken

• Qualität und Vertrauenswürdigkeit: Generierte Inhalte können fehlerhaft oder verzerrt sein.
• Bias und Fairness: Modelle können diskriminierende Muster aus historischen Daten übernehmen.
• Überabhängigkeit: Zu starke Orientierung an KI‑Empfehlungen kann menschliches Urteilsvermögen verdrängen.
• Datenqualität und ‑sicherheit: Sensible Mitarbeiterdaten müssen geschützt werden.
• Regulatorische Risiken: EU AI Act, Datenschutzgesetze und interne Compliance‑Vorgaben setzen klare Grenzen.

Governance als Best Practice

Führende Organisationen etablieren:

• KI‑Richtlinien mit klaren Regeln für erlaubte Use Cases
• Human‑in‑the‑loop‑Kontrollen für kritische HR‑Entscheidungen
• Schulungen und Change Management
• Auditierbare Dokumentation aller KI‑gestützten Empfehlungen
• Neue Rollen wie AI Stewards, Data‑Governance‑ und Compliance‑Spezialisten

Ausblick für HCM‑Anwender

Generative KI ist kein Experiment mehr, sondern ein Standardbestandteil moderner HCM‑Systeme. Für Organisationen mit SAP SuccessFactors, Workday, Oracle oder UKG geht es weniger um das „Ob“, sondern um das verantwortungsvolle und effektive „Wie“.

Was können Organisationen jetzt tun?

1. Schrittweise Einführung

• Start mit klar abgegrenzten, risikoarmen Use Cases (z. B. Entwürfe für Stellenanzeigen oder Performance‑Feedback).

2. Governance aufbauen

• AI‑Policy definieren, Governance‑Gremium etablieren, Dokumentation sicherstellen.

3. Training und Change Management

• HR‑Teams und Führungskräfte schulen, AI‑Multiplikatoren aufbauen, transparent kommunizieren.

4. Datenqualität sicherstellen

• Vollständige, konsistente und geprüfte Datenbasis schaffen.

5. Messbare KPIs definieren

• z. B. Zeitersparnis, Qualität der Inhalte, Reduktion von HR‑Anfragen.

Fazit

Generative KI transformiert HR – jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Einführung aktiv zu gestalten.

Wenn Sie SAP SuccessFactors, Workday, Oracle oder UKG nutzen und generative KI gezielt, sicher und compliant in Ihrer HR‑Organisation einsetzen möchten, unterstützen wir Sie gerne.

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Verfasst von: Rico Schirrmeister