In der heutigen, sich schnell entwickelnden Unternehmenslandschaft ist die Umgestaltung des HR Target Operating Model (HR TOM) eine Notwendigkeit für HR-Organisationen geworden, die wettbewerbsfähig bleiben und auf die sich ändernden Marktanforderungen reagieren wollen. Unternehmen müssen ihre HR-Prozesse rationalisieren, die Effizienz steigern und moderne HR-Technologien integrieren. Bei einem effektiven Ansatz kann eine HR TOM-Transformation die Personalarbeit optimieren, die Erfahrungen der Mitarbeiter verbessern und die Personalfunktionen mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang bringen. Wir haben unser Fachwissen aus vielen HR TOM-Projekten gebündelt, um die entscheidenden Schritte und Überlegungen für eine erfolgreiche HR TOM-Umstellung zu definieren.
Bevor wir jedoch auf die Mechanismen einer HR TOM-Umstellung eingehen, ist es wichtig, den Zweck und die Ziele zu verstehen. Im Kern definiert das HR TOM, wie die HR-Funktion eines Unternehmens arbeitet, um Werte zu schaffen. Dazu gehören die Struktur, die Prozesse und die Technologie, die die HR-Funktionen unterstützen. Wenn Sie zunächst mehr über die Bedeutung und den Zweck eines HR TOMs und unseren Best-Practice-Ansatz erfahren möchten, lesen Sie hier über das binder|consulting HR TOM.

Beginnen Sie die HR TOM-Transformation mit der Bewertung des aktuellen HR-Betriebsmodells.

Der Transformationsprozess beginnt mit einer Bewertung des Status quo. Diese Bewertung dient als Grundlage für die Umgestaltung. Durch die Identifizierung von Schmerzpunkten und Bereichen, die ineffizient oder falsch ausgerichtet sind, können die Prioritäten der Umgestaltung festgelegt werden, um sicherzustellen, dass sich die Umgestaltung auf Bereiche mit hoher Wirkung und die Erreichung der Unternehmensziele konzentriert. Die Analyse des aktuellen HR-Betriebsmodells beinhaltet eine gründliche Bewertung aller Elemente des binder|consulting HR TOM, wie z.B. HR-Prozesse, Rollen und Technologie aus verschiedenen Stakeholder-Perspektiven und mit einem Marktvergleich.

Gestaltung des HR-Zielbetriebsmodells

Sobald ein klares Verständnis des aktuellen HR-Betriebsmodells vorliegt, besteht der nächste Schritt darin, ein Modell zu entwerfen, das den künftigen Anforderungen der Organisation am besten gerecht wird, das HR Target Operating Model (HR TOM).

1. Definition der Vision und der strategischen Ziele

Zunächst muss die Vision für das umgestaltete HR TOM so festgelegt werden, dass es mit der allgemeinen Strategie des Unternehmens übereinstimmt. Wenn das Unternehmen beispielsweise ein schnelles Wachstum anstrebt, sollte das HR TOM auf Skalierbarkeit und Agilität ausgerichtet sein, um eine größere Belegschaft zu unterstützen. Darüber hinaus hilft die frühzeitige Festlegung der strategischen Ziele dabei, die Transformation in messbaren Zielen zu verankern und die Entscheidungsfindung während des gesamten Prozesses zu steuern.

2. Definition des HR TOM

Bei der Definition des HR TOM müssen alle Elemente des binder|consulting HR TOM Auge berücksichtigt werden. Dazu gehören unter anderem die Gestaltung der E2E-Prozesse, die Definition der HR-IT-Landschaft, das Organisationsdesign und die Governance-Rahmenbedingungen.

Zwei Aspekte von binder|consulting HR TOM, die wir näher beleuchten wollen, sind:

Einführung von (KI-)Technologie und Automatisierung

Eine HR-TOM-Umstellung stützt sich häufig auf neue Technologien, um die Effizienz zu steigern, die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verbessern und die Qualität der HR-Prozesse insgesamt zu erhöhen. In vielen Fällen dient die technologische Transformation als Schlüssel für die umfassendere HR-TOM-Transformation. Durch die Implementierung von Lösungen wie Cloud-basierten HR-Plattformen, KI-gestützten Rekrutierungstools und Self-Service-Portalen können Unternehmen ihre HR-Abläufe rationalisieren, den manuellen Arbeitsaufwand für HR-Teams deutlich reduzieren und eine konsistente und zuverlässige Leistungserbringung sicherstellen.
Automatisierung und KI eröffnen auch neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und des strategischen Personalmanagements. So können Personalleiter mithilfe von Datenanalyse- und Kompetenzmanagement-Tools datengestützte Entscheidungen in den Bereichen Personalplanung, Fluktuationsanalyse und Engagement-Tracking treffen. Darüber hinaus können KI-gesteuerte Tools die Qualität der Personalarbeit verbessern, z. B. bei der Personalbeschaffung durch eine genauere Identifizierung der besten Kandidaten, die Verbesserung der Diversität bei der Einstellung oder im Bereich Lernen und Entwicklung durch die Personalisierung der Entwicklungspfade der Mitarbeiter.
Durch die Abstimmung von Automatisierungs- und KI-Funktionen auf die TOM-Ziele der Personalabteilung können Unternehmen nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch Innovationen fördern und die Gesamtqualität und -effektivität der Personaldienstleistungen verbessern.

Die Entscheidung für Outsourcing

Outsourcing kann ein strategischer und wirkungsvoller Ansatz im Rahmen einer HR TOM-Transformation sein, der es Unternehmen ermöglicht, sich auf hochwertige, strategische Aktivitäten zu konzentrieren und zeitintensive operative Aufgaben an externe Partner zu delegieren. Durch Outsourcing können Unternehmen ihre Kosten senken, die betriebliche Effizienz steigern und die Konsistenz der Leistungserbringung verbessern. Zu den gängigen Funktionen, die ausgelagert werden können, gehören z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Verwaltung von Sozialleistungen, die Personalbeschaffung sowie die Aus- und Weiterbildung.
Ein erfolgreiches Outsourcing erfordert jedoch eine sorgfältige Bewertung und Planung. Unternehmen müssen die Personalfunktionen ermitteln, die den größten Nutzen aus dem Outsourcing ziehen, und dabei die Komplexität, Skalierbarkeit und Kritikalität der einzelnen Prozesse berücksichtigen. Die Festlegung klarer Leistungskennzahlen, Service Level Agreements und effektiver Kommunikationskanäle mit externen Anbietern ist unerlässlich, um die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu gewährleisten und potenzielle Risiken zu minimieren.
Darüber hinaus sollten Outsourcing-Entscheidungen mit der allgemeinen Personalstrategie und den TOM-Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht werden. Wenn es gut durchdacht ist, kann Outsourcing ein flexibles und skalierbares Modell zur Deckung des Personalbedarfs sein, das es internen Teams ermöglicht, sich auf Innovation, Mitarbeiterengagement und strategische Personalplanung zu konzentrieren.

3. Entwicklung einer Transformations-Roadmap

Zur Strukturierung des HR TOM-Projekts muss ein strategischer Fahrplan erstellt werden, der die erforderlichen Schritte für den Übergang und die Umwandlung vom aktuellen Zustand des Betriebsmodells zum gewünschten Zielbetriebsmodell skizziert. Dieser Fahrplan sollte auch andere Initiativen, die sich auf das Projekt auswirken, einbeziehen, Ressourcen zuweisen und Zeitpläne festlegen.
Zur Beherrschung von Risiken und zur Gewährleistung kontinuierlicher Verbesserungen kann ein stufenweiser Implementierungsansatz in Betracht gezogen werden. Neben einer flexibleren Ressourcenzuweisung ermöglicht ein stufenweiser Ansatz die Erprobung und Anpassung des neuen Modells vor einer umfassenden Einführung. Ein Pilotprogramm hilft bei der Verfeinerung des Dienstleistungsmodells, und die Rückmeldungen können genutzt werden, um notwendige Verbesserungen vorzunehmen.

4. Management der Stakeholder

Die Umgestaltung des HR TOM ist eine große Veränderung, die sich sowohl auf das HR-Team als auch auf das gesamte Unternehmen auswirkt. Ein effektives Projekt- und Änderungsmanagement ist daher entscheidend für eine erfolgreiche Umstellung. Es ist wichtig, die wichtigsten Stakeholder aus dem gesamten Unternehmen einzubeziehen, um frühzeitig die Zustimmung und Unterstützung für die Umstellung zu gewinnen. Durch die Einbeziehung von Vertretern aller betroffenen Teams (z. B. IT, Finanzen und bestimmte Geschäftsbereiche) wird sichergestellt, dass das neue Modell den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht wird.
Die Mitarbeiter sind möglicherweise verunsichert, wenn es um Veränderungen in der Personalabteilung geht, insbesondere wenn diese ausgelagert werden. Daher kann eine transparente Kommunikation über den Zweck und die Vorteile der Umstrukturierung sowie über die Auswirkungen auf die Mitarbeiter dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen und die Akzeptanz zu fördern.

Aufbau eines nachhaltigen HR TOM für die Zukunft

Sobald die Umstellung abgeschlossen ist, erfordert die Aufrechterhaltung des neuen HR TOM kontinuierliche Anstrengungen. Kontinuierliche Überwachung und Optimierung sind entscheidend, um die Vorteile der Umstellung zu erhalten. Unternehmen müssen das Modell regelmäßig neu bewerten, um sicherzustellen, dass es weiterhin mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmt. Wenn sich die Geschäftsanforderungen, die Technologie und die Talentlandschaft weiterentwickeln, sollte das HR TOM angepasst werden, um effizient und effektiv zu bleiben. Daher ist eine kontinuierliche Schulung und Entwicklung der HR-Teams unerlässlich, und es müssen Messgrößen und Feedback-Mechanismen eingerichtet werden, um die Leistung zu verfolgen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln.
Eine Umgestaltung des HR TOM kann die HR-Abläufe eines Unternehmens erheblich verbessern, indem sie auf die Ziele des Unternehmens abgestimmt wird und die Gesamteffizienz bei gleichzeitiger Verbesserung der Mitarbeitererfahrung erhöht. Durch das Verständnis der Bedürfnisse des Unternehmens, die Entwicklung eines strategischen Modells und die Nutzung von Technologien können Unternehmen ein modernes HR TOM schaffen, das nicht nur das Wachstum des Unternehmens unterstützt, sondern sich auch an ein dynamisches Geschäftsumfeld anpasst. Die Umwandlung eines HR TOM ist ein komplexer Prozess, und mit unserer Erfahrung können wir Ihr Unternehmen dabei unterstützen, aus dieser Umwandlung dauerhafte Vorteile sowohl für die Personalabteilung als auch für das gesamte Unternehmen zu ziehen.
Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihr Unternehmen unterstützen können!

  • Dr. Ralph Köppen
  • Managing Partner