Recruiting-Readiness ab Tag 1 des Carve-Outs

Als ein globaler Logistikdienstleister aus einem der größten Industriekonzerne Europas herausgelöst wurde, war die Zukunft vielversprechend – doch es gab einen kritischen blinden Fleck. Talent Acquisition, also Grundlage, um auch nach dem Carve-Out weiter die richtigen Mitarbeitenden zu gewinnen, war in der Projektplanung untergegangen. Mit einem harten Stichtag vor Augen und mehr als 3.000 aktiven Kandidatenbeziehungen, die über Nacht verloren gehen konnten, brauchte das Unternehmen mehr als nur eine schnelle Lösung. Es brauchte jemanden, der die Komplexität erkennt, die das Team selbst noch nicht auf dem Radar hatte und schnell genug handelt, bevor daraus eine echte Krise wird.

1. Logistik
   
   1. Industry
2. 500 Mio. €
   
   1. Jahresumsatz
3. 2.500
   
   1. Mitarbeitende
4. 6 Monate
   
   1. Projektdauer

Die Ausgangssituation

Im Rahmen eines groß angelegten Carve-Outs stand das Unternehmen kurz davor, nach Jahren unter dem Dach der Muttergesellschaft als eigenständige Organisation zu operieren. Die Workstreams in den Bereichen Finanzen, IT und Legal waren bereits in vollem Gange, aber Talent Acquisition war noch nicht angegangen worden. Das löste Alarm aus, dass etwas Entscheidendes übersehen wurde.

Bis dahin nutzte das Unternehmen ein konzernseitiges ATS, dessen Lizenz jedoch bei der Muttergesellschaft lag. Mit dem rechtlichen Vollzug der Trennung würde der Zugriff auf das System enden. Noch kritischer war, dass die Muttergesellschaft im Rahmen der DSGVO-Vorgaben verpflichtet war, sämtliche Kandidatendaten der ausgegliederten Einheit zu löschen. Tausende aktive Bewerbungen, laufende Recruiting-Prozesse und offene Stellen würden damit an dem Carve-Out Datum unwiderruflich verschwinden.

Das interne Team verfügte zwar über operative Recruiting-Erfahrung, hatte aber wenig Expertise in strategischer HR-Tech-Auswahl oder Systemmigrationen. Gleichzeitig zeigten sich erste Hinweise auf ein größeres strukturelles Problem: ein erheblicher Rückstau an offenen Bewerbungen und Positionen, für den es bislang weder Transparenz noch klare Governance gab. Bevor über eine Lösung entschieden werden konnte, mussten daher zunächst die richtigen Fragen gestellt werden. Genau dafür wurde b|c hinzugezogen.

Zentrale Herausforderungen

Das Projekt brachte drei eng miteinander verknüpfte Herausforderungen mit sich.  

1. Es musste ein neues ATS ausgewählt, vertraglich fixiert, implementiert und bis zum 1. Mai vollständig live sein.
2. Zudem mussten rund 3.000 aktive Kandidaten sowie 30 laufende Stellenanzeigen DSGVO-konform migriert werden, bevor die Löschpflicht griff.
3. Jedes neue System erforderte die formelle Genehmigung durch den Betriebsrat, ein Gremium mit begrenzten HR-IT Kenntnissen dessen Instinkt es verständlicherweise war, die Zustimmung zu verweigern, bis alle Unklarheiten beseitigt waren.

Die Nichteinhaltung dieser Frist war kein theoretisches Risiko. Es hätte den vollständigen Verlust aller aktiven Kandidatenbeziehungen, die Einstellung laufender Rekrutierungsprozesse und die Unfähigkeit bedeutet, wichtige Positionen genau in dem Moment zu besetzen, in dem das Unternehmen beweisen musste, dass es auf eigenen Beinen stehen kann.

Unser Beitrag zum Projekterfolg

b|c begleitete das Projekt in vier Phasen, gemeinsam mit einem global verteilten Team. Executive Sponsor auf Kundenseite war der Global CHRO, eingebunden waren außerdem regionale HR-Leads, IT und Marketing.  

Phase 1: Evaluierung

Statt direkt in eine Vendor Shortlist einzusteigen, startete das Projekt mit einer strukturierten Anforderungsaufnahme. Dabei wurden die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens, etwa Multi-Country-Posting, Sprachverfügbarkeit, Career-Page-Integration und automatisierte Candidate Communication, mit den realistischen operativen Möglichkeiten des Teams abgeglichen. In dieser Phase wurde auch sichtbar, dass sich im Bestand rund 15.000 historische Bewerbungen angesammelt hatten, von denen viele inaktiv oder veraltet waren. Nur rund 3.000 aktive Kandidaten wurden tatsächlich migriert. Gleichzeitig wurde klar, dass es nicht nur ein neues System, sondern auch ein Governance-Setup für Recruiting brauchen würde, um solche Rückstände künftig zu vermeiden.

Phase 2: Entscheidung

Auf Basis des Anforderungskatalogs wurden ausgewählte Anbieter zu Pitches eingeladen. Die Bewertung erfolgte über ein strukturiertes Scoring-Modell mit Blick auf funktionalen Fit, Nutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Compliance-Readiness. Daraus entstand eine klare, faktenbasierte Empfehlung für ein neues ATS, das besser zur Größe, zum Operating Model und zum engen Zeitplan des Unternehmens passte.

Phase 3: Implementierung

Nach der Entscheidung übernahm b|c die End-to-End-Implementierung des neuen Systems.

• Kommunikation mit Bewerbern: Alle automatisierten E-Mail-Vorlagen für die Kommunikation mit Bewerbern während des gesamten Rekrutierungsprozesses wurden von Grund auf neu entworfen und konfiguriert.
• Multi-Channel-Stellenausschreibungen: Es wurde eine Multi-Channel-Integration eingerichtet, um offene Stellen gleichzeitig auf allen relevanten Jobbörsen zu veröffentlichen.
• DSGVO-konforme Datenmigration: Das native ATS-Tooling unterstützte keine Massenmigration aus einem Drittanbietersystem. Daher haben wir intern ein maßgeschneidertes Massen-Upload-Tool entwickelt, mit die 3.000 aktive Bewerber in einem strukturierten, DSGVO-konformen Format erfolgreich in das neue ATS übertragen werden konnten. Ohne diese Lösung hätte die Migration schätzungsweise zwei zusätzliche Wochen manueller Bearbeitung erfordert.
• Integration der Karriereseite: Der XML-Feed, der das ATS mit der Karriereseite des übernehmenden Unternehmens verbindet, wurde konfiguriert und getestet.
• Navigation des Betriebsrats: Der Genehmigungsprozess erforderte ein kontinuierliches Management. Anstatt nur die technische Dokumentation vorzulegen, haben wir klare, verständliche Erklärungen vorbereitet, Demos durchgeführt und ein maßgeschneidertes Q&A-Dokument verfasst, das direkt auf die Bedenken des Betriebsrats einging. Der anfängliche Widerstand wurde durch Transparenz und die Übersetzung der technischen Komplexität in eine einfache Sprache überwunden, bis die Genehmigung erteilt wurde.
• Team-Befähigung: Es wurde ein spezieller Leitfaden für das Rekrutierungsteam und die Personalverantwortlichen entwickelt, um sicherzustellen, dass sie vom ersten Tag an bereit waren, das neue System sicher zu bedienen.

Phase 4: Go-Live & Handover

Das System ging am 1. Mai und damit exakt zum Stichtag des Carv-Outs live. Alle aktiven Kandidaten und offenen Stellen wurden migriert. Das Unternehmen war vom ersten Moment seiner Eigenständigkeit an voll Recruiting ready.

Der geschaffene Mehrwert

Das Unternehmen startete in seine neue Phase, ohne auch nur eine einzige aktive Kandidatenbeziehung zu verlieren und ohne einen einzigen Tag Downtime im Recruiting und das in acht Ländern gleichzeitig. Der Betriebsrat erteilte seine formelle Zustimmung. Das neue ATS ging sechs Wochen nach Vertragsunterzeichnung live. Das eigens entwickelte Migrationstool schloss eine Lücke, die der Anbieter selbst nicht abdecken konnte, und schützte damit Tausende von Kandidatenbeziehungen vor der endgültigen Löschung am Tag des Carve-Outs.

Über die reine ATS-Einführung hinaus entstand ein belastbares Governance-Framework für Recruiting, das künftig verhindert, dass sich ein solcher Bewerbungsrückstau erneut aufbaut. Das System ist bei der übernehmenden Organisation bis heute im Einsatz und bildet ein dauerhaftes Fundament für weiteres Hiring, Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit.