Eine führende österreichische Healthcare‑Holding beauftragte binder|consulting, die digitale Transformation ihrer administrativen HR‑Prozesse zu beschleunigen. In einem intensiven eintägigen Design‑Thinking‑Workshop identifizierten unterschiedliche Stakeholdergruppen zentrale Pain Points und entwickelten gemeinsam praxisnahe, nutzerzentrierte Lösungen. Das Ergebnis war eine priorisierte Roadmap für effiziente, benutzerfreundliche HR‑Services.
- Gesundheitswesen
- Branche
- 7,6 Million
- Versicherte
- <100
- Gesundheitseinrichtungen
- <20.000
- Vertragspartner
- Vertragspartner
Die Ausgangssituation
Die administrativen HR‑Prozesse der Holding waren durch fragmentierte Tools wie SharePoint, SAP und papierbasierte Formulare geprägt. Dies führte zu erheblichen Reibungsverlusten bei Dokumentenzugriff, Genehmigungsabläufen und Transparenz. Vorab durchgeführte Interviews mit einer breiten Stakeholdergruppe zeigten deutliche systemische Frustrationen: eine schwer navigierbare SharePoint‑Struktur, unklare Genehmigungsstände, hoher E‑Mail‑ und Papieraufwand sowie komplexe Formulare, die ohne Unterstützung kaum korrekt auszufüllen waren. Diese Ineffizienzen belasteten nicht nur HR, sondern entzogen auch Pflege‑ und Verwaltungsteams wertvolle Kapazitäten.
Zentrale Herausforderungen
Die Holding stand vor der Aufgabe, multidisziplinäre Teams zusammenzubringen, um echte Nutzerbedarfe aus verschiedenen Perspektiven sichtbar zu machen. Auf Basis der Interviewergebnisse sollten realistische und umsetzbare Lösungen entwickelt werden. Gleichzeitig galt es, schnelle Verbesserungen mit langfristigen Digitalisierungsinitiativen zu verbinden, Stakeholder zu alignen und parallele IT‑Projekte zu berücksichtigen. Um dies zu erreichen, wurde ein kreativer, aber klar strukturierter Design‑Thinking‑Workshop mit kontinuierlichem Feedback und Machbarkeitsprüfungen durchgeführt.
Unser Beitrag zum Projekterfolg
binder|consulting konzipierte und moderierte einen interaktiven Design‑Thinking‑Workshop mit über 20 Teilnehmenden aus verschiedenen Bereichen. Der Ansatz folgte einem klar strukturierten Sechs‑Phasen‑Modell — von vorbereitenden Interviews über gemeinsame Problemdefinition bis hin zu Ideation, Prototyping, Testing und Roadmap‑Erstellung.
In interdisziplinären Teams arbeiteten die Teilnehmenden an drei strategischen Fokusthemen. Personas stellten sicher, dass alle Lösungsansätze konsequent an realen Nutzerbedürfnissen ausgerichtet blieben. Durch schnelle Iterationsschleifen, Peer‑Feedback und definierte Gatekeeper‑Rollen wurden Ideen kontinuierlich geschärft und auf Umsetzbarkeit geprüft.
Die finalen Konzepte wurden in kurzen Pitches vorgestellt und gemeinsam bewertet. Das Ergebnis war eine priorisierte Auswahl an Quick Wins sowie eine klar strukturierte Umsetzungsroadmap, die sowohl kurzfristige Verbesserungen als auch mittel‑ und langfristige Maßnahmen abbildete.
Der geschaffene Mehrwert
Der Workshop verwandelte eine Vielzahl verstreuter Pain Points in eine klare, umsetzbare HR-Digitalisierungsagenda. Über 50 identifizierte Probleme wurden zu wenigen, wirkungsstarken Lösungsclustern konsolidiert - jeweils mit klarer Verantwortlichkeit, messbarem Nutzen und realistischem Umsetzungshorizont.
Sofort umsetzbare Maßnahmen wurden direkt freigegeben, während mittel‑ und langfristige Initiativen mit der bestehenden IT‑ und HR‑Digitalisierungsroadmap abgestimmt wurden, um Doppelentwicklungen zu vermeiden und Budgets zu sichern.
Das Ergebnis war eine spürbare Verbesserung der HR‑Prozesse, höhere Transparenz für Führungskräfte und Mitarbeitende sowie ein deutlicher Fortschritt in der digitalen Employee Experience. Gleichzeitig stärkte das co‑kreative Format die bereichsübergreifende Zusammenarbeit und erzeugte echtes Buy‑in, eine zentrale Voraussetzung, um HR‑Digitalisierung als geschäftskritische Transformation zu verankern.
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