HR-Softwareauswahl für eine zukunftssichere HR-IT

Eine Finanzdienstleistungsgruppe mit 19 rechtlichen Einheiten beauftragte binder|consulting, eine fundierte, objektive und strategisch ausgerichtete HR‑Softwareauswahl durchzuführen. Ziel war es, eine langfristig tragfähige HR‑IT‑Grundlage zu schaffen — und sicherzustellen, dass die Entscheidung für das neue HRIS/HCM die Organisation über Jahre hinweg stärkt, statt sie zu belasten.

1. Finanz
   
   1. Branche
      
2. 19
   
   1. Gesellschaften
3. ~ 2.000
   
   1. Mitarbeitende
4. 6 Monate
   
   1. Projektdauer

Die Ausgangssituation

Das bestehende HRIS unseres Kunden hatte das Ende seines Produktlebenszyklus erreicht, und die Zeit wurde knapp. Das Besondere an dieser Situation war, dass die Ankündigung des Lebenszyklusendes bereits zu einem vorherigen Auftrag geführt hatte: Noch bevor die Softwareauswahl begann, waren wir hinzugezogen worden, um die HR-IT-Architektur des Kunden von Grund auf zu analysieren. Dieses Projekt lieferte ein klares Bild der bestehenden HR-IT-Landschaft, deren Fragmentierung, fehlender Integrationen und struktureller Risiken. Darüber hinaus entwickelten wir konkrete Leitprinzipien, die definierten, wie eine zukunftssichere HR-IT-Infrastruktur beim Kunden aussehen musste.

Das sich abzeichnende Bild war ernüchternd. Die fragmentierte Landschaft und fehlende Systemintegrationen hatten zu einem erheblichen manuellen Aufwand in den zentralen HR-Prozessen geführt. Ein komplexes Berechtigungskonzept hatte sich im Laufe der Jahre organisch entwickelt und einen Verwaltungsaufwand verursacht, der schwer zu bewältigen und noch schwerer rückgängig zu machen war. Über die alltäglichen operativen Herausforderungen hinaus stand das Unternehmen zudem unter dem zusätzlichen Druck anstehender Änderungen an SAP-Komponenten, die im Rahmen jedes zukünftigen Integrationsentwurfs berücksichtigt werden mussten. Gleichzeitig standen nur sehr begrenzte interne Ressourcen zur Verfügung, sodass kaum Spielraum blieb, um zusätzliche Risiken aufzufangen.

Als das Softwareauswahlprojekt begann, war die architektonische Konzeption bereits abgeschlossen. Nun galt es, diese Klarheit in einen strukturierten, objektiven Auswahlprozess umzusetzen – und innerhalb dieses Rahmens die Lösung zu finden, die den Anforderungen des Kunden am besten entsprach.

Zentrale Herausforderungen

Die Herausforderung bestand nicht nur darin, ein altes System zu ersetzen, sondern die richtige HRIS-/HCM-Lösung zu finden. Die bestehende Lösung hatte das Ende der Wartungsphase erreicht, und die Suche nach einem neuen System war äußerst zeitkritisch. Doch die Dringlichkeit der Situation durfte nicht auf Kosten der Präzision gehen. Aufgrund der hochspezifischen Geschäftsprozesse des Kunden war es erforderlich, dass eine Standardlösung zumindest durch praktikable Workarounds diesen Prozessen gerecht werden konnte. Das bedeutete, dass die Anforderungen gründlich verstanden, präzisiert und genau dokumentiert werden mussten, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden, bevor überhaupt Gespräche mit Lösungsanbietern geführt werden konnten.

Die Messlatte für das richtige System lag daher hoch. Es musste ein modernes, SaaS-basiertes Cloud-System sein, das die zugrunde liegenden Probleme wirklich lösen konnte – den manuellen Aufwand reduzieren, ordnungsgemäße Integrationen ermöglichen und die Standardisierung und Skalierbarkeit bieten, die das Unternehmen langfristig benötigte. Keine schnelle Lösung, sondern ein bewusster Schritt nach vorne.

Unser Beitrag zum Projekterfolg

Wir stützten den Auswahlprozess auf die Grundlagen, die im vorangegangenen HR-IT-Architekturprojekt geschaffen worden waren. Ausgehend von bereits festgelegten Leitprinzipien führten wir Stakeholder-Workshops mit den HR- und IT-Abteilungen durch, um zu verstehen, welche Erwartungen das Unternehmen im Tagesgeschäft und auf strategischer Ebene an die zukünftige Software hatte – die gewonnenen Erkenntnisse nutzten wir zur Erstellung eines ersten Anforderungskatalogs. Dieser Entwurf wurde anschließend systematisch erweitert: Auf der Basis des binder|consulting-Servicekatalogs erstellten wir eine Übersicht sämtlicher HR-Prozesse des Kunden, kategorisierten jeden Prozess anhand einer ABC-Analyse nach dessen geschäftlicher Relevanz und leiteten daraus die funktionalen Anforderungen für die wichtigsten Prozesse ab. Neben diesem Prozesskatalog analysierten wir auch Automatisierungspotenziale, Erweiterungsmöglichkeiten und wahrscheinliche Anwendungsfälle für KI im HR-Bereich, um sicherzustellen, dass das zukünftige HRIS nicht nur die heutigen Prozesse, sondern auch die nächste Welle der HR-Digitalisierung unterstützen würde.

Der Katalog wurde anschließend um technische und nicht-funktionale Anforderungen erweitert – darunter Bereiche wie Integrationsfähigkeit, Performance und Sicherheit. Dieser Schritt stellte sicher, dass die Evaluierung ein umfassendes Bild davon lieferte, was ein modernes HRIS in der spezifischen Umgebung des Kunden leisten muss.

In einer initialen Gesprächsrunde mit den Anbietern wurde das Auswahlfeld eingegrenzt, bevor drei Anbieter offiziell in die engere Wahl kamen. Diese drei wurden anschließend anhand aller kundenspezifischen Kriterien eingehend bewertet – darunter funktionale Eignung, Integrationsaufwand, Implementierungsaufwand, Skalierbarkeit und langfristige strategische Nachhaltigkeit. Auf Grundlage dieser Analyse entwickelten wir drei konkrete Szenarien, die jeweils transparent aufzeigten, wie sich die jeweilige Lösung in die bestehende HR-IT-Landschaft integrieren ließe und welche technischen, funktionalen und organisatorischen Auswirkungen dies hätte.

Der geschaffene Mehrwert

Das Projekt lieferte eine klare, entscheidungsreife Szenarioanalyse sowie eine konkrete Empfehlung für die künftige Ausrichtung des HRIS/HCM. Von Beginn an orientierte sich die Arbeit konsequent an den vier zentralen Zielen des Kunden: effiziente Prozesse, Standardisierung, Automatisierung und eine moderne HR-Arbeitsumgebung. Der daraus resultierende Anforderungskatalog und die Anbieterbewertung bildeten die gesamte HR-IT-Landschaft vollständig ab und berücksichtigten alle strategischen Anforderungen.

Die drei entwickelten Szenarien boten der Unternehmensleitung eine klare, nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage, indem sie die tatsächlichen Kompromisse sichtbar machten und jede einzelne Option direkt mit den betrieblichen Anforderungen, den Integrationsanforderungen und den langfristigen Zielen des Kunden verknüpften. Das Ergebnis war nicht nur eine Softwareempfehlung, sondern auch die Zuversicht, eine der folgenreichsten HR-Technologieentscheidungen seit Jahren mit Klarheit und Überzeugung zu treffen.