Eine Jobarchitektur als Ausgangspunkt für Workforce Transformation

Schon immer war eine marktgerechte Weiterentwicklung der Fähigkeiten des Personals wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was wir heute vor uns sehen, hat jedoch eine neue Qualität und eine neue Geschwindigkeit. Technologische Entwicklungen (neue Lösungen, neue Möglichkeiten, schnellere Verbreitung) und neue Erwartungshaltungen von Arbeitnehmern (veränderte persönliche Ziele, andere Interessen, neue Forderungen) führen zu großen und schnellen Anpassungsbedarfen in neue Richtungen. Sie haben eine höhere Komplexität und sind schwerer vorhersehbar. Der ausgeprägte Fachkräftemangel (neue Fähigkeiten gefordert, mit kürzerer Halbwertszeit, höherer Wettbewerb) erschwert die notwendigen Neuausrichtungen und sogar schon Nachbesetzungen.

Spürbare Auswirkung ist z.B. die Notwendigkeit höherer Agilität von Unternehmen (schnellere Anpassung, mehr Projektarbeit, neue Arbeitsformen). Und über alle Dimensionen hinweg breitet sich noch ein weiteres Thema aus: Skill Management verspricht als Ansatz Lösungen in allen Problembereichen, stellt aber das traditionelle Verständnis der Organisation von Arbeit in Jobs auf den Kopf.

Künstliche Intelligenz (KI) sorgt für eine weitere Beschleunigung und neue, schwer vorhersehbare Brüche. Um es klar zu sagen, KI wirkt nicht wie neue Technologien in der Vergangenheit. Es ist die erste weltweit, günstige, für jede Person zugängliche exponentielle Technologie. 

Exponentiell heißt, dass eine Technologie ihre Performance jährlich mit 10%+ steigert, wahrscheinlich über Jahrzehnte. KI wird in den nächsten Jahren deutlich besser, billiger und anwendungsfreundlicher. Es entsteht ein Gap: KI entwickelt sich schneller, als wir unsere Organisationen anpassen können.

Unsere Wettbewerber werden KI in vielen Bereichen einsetzen und unsere Geschäftsmodelle nachhaltig beeinflussen. Es entstehen neue Arbeitsprozesse, günstigere Preise und auch neuartige Leistungen, die uns unter Druck setzen werden.

Daraus entstehen im Personal-Management dringliche Fragen. Wie können wir KI so in Arbeitsplätze integrieren, dass deren Effizienz und Produktivität erhöht wird? Welche Jobs werden sich durch KI mehr oder weniger radikal verändern? Wie kann man jene Skills und Kompetenzen identifizieren und entwickeln, die für den Erfolg an einem KI-unterstützten Arbeitsplatz erforderlich sind? Welche Rolle werden neu entstehende Jobkategorien bei der Gestaltung, Implementierung und Wartung von KI-Systemen in Unternehmen spielen? Kurz gesagt, wie verändert sich die Organisation von Arbeit und wie sollten wir im HR-Management heute reagieren?

Diese Frage haben wir kürzlich auf der Konferenz Talent Management Reloaded in einer Case Study gemeinsam mit der Firma Schaeffler versucht zu beantworten. Titel: Workforce 2030 – Innovationsstrategien für die Arbeit von Morgen heute umsetzen.

Schaeffler nutzt innovative Technologien (wie z.B. SAP SuccessFactors), um ihre Prozesse im Talentmanagement fundamental zu verbessern. Softwarelösungen unterstützen dabei die Kernaufgaben aller Jobs weltweit transparent zu machen. Die vereinfachte Modellierung zukünftiger Jobprofile bildet die Grundlage für alle personalbezogenen Prozesse.

Dahinter steht bei Schaeffler eine Jobarchitektur, die organisatorische Infrastruktur aller Jobs im Unternehmen. Alle relevanten Kriterien wurden in eine kohärente Struktur gebracht, welche Zusammenhänge und Schnittstellen berücksichtigt. Dazu gehören z.B. Jobfamilien, Verantwortlichkeiten, Titel, Vergütung, Karrierewege oder der Beitrag einer Rolle zur Wertschöpfungskette.

Eine moderne Jobarchitektur unterstützt mittlerweile sogar Skill Management. Die Jobarchitektur ist der beste Ort, um über alle Rollen hinweg die benötigten Skills jeder Stelle zentral zu erfassen, mit den Stelleninhabern abzugleichen und Gaps zu identifizieren.

Mit einer Jobarchitektur erhält die strategische Personalplanung die notwendige, stabile Grundlage für (zügig anpassbare) Entscheidungen in einem sich schnell wandelnden Umfeld. Im Falle von Schaeffler kommt die Software von COLMEIA.cloud zum Einsatz, eine auf die Schaffung und Pflege von Jobarchitekturen ausgelegte Lösung für weltweit tätige Unternehmen.

Schaeffler hat mit COLMEIA alle Rollen weltweit auf Grundlage ihrer individuellen Wertschöpfungskette systematisch klassifiziert. Dies führte in HR unmittelbar zu reduzierter Komplexität, höherer Effizienz, leichterer HR Software Implementation, durchgehender Wirkung der Reward Philosophy und schnellerer Reaktion auf Entwicklungen im Markt.

Den ersten Einsatz bei Schaeffler findet die Jobarchitektur in der strategischen Personalplanung, im Recruiting, bei der Erstellung von Karrierepfaden, für höhere Lohntransparenz und für den Aufbau von Skill Management.

Für das Verständnis, die Jobarchitektur ersetzt nicht die Organisationsstruktur. Sie funktioniert parallel als stabiles und gleichzeitig flexibles Framework für Transformationsprozesse. Die Organisationsstruktur bleibt aber unberührt.

Bezeichnenderweise hat die Software von COLMEIA selbst schon KI integriert, und beschleunigt die internen HR-Prozesse mit automatischer Generierung von Jobprofilen und zugehörigen Skills sowie deren Beschreibungen.

Ein entscheidender Vorteil für Schaeffler ist: Die hohe Transparenz und Harmonisierung aller Rollen weltweit erlauben gleichzeitig die Erstellung passgenauer Transformationspläne für die gesamte Workforce sowie das Herunterbrechen auf jeden einzelnen Mitarbeitenden. Die Jobarchitektur ist damit das zentrale Element in der HR-Transformation. Sie basiert auf den strategischen Zielen und spezifischen Besonderheiten der Organisation. Sie ist aufgrund ihrer Harmonisierung und Transparenz unternehmensweit einsetzbar. Sie ermöglicht sowohl Planungen für die gesamte Workforce, wie auch für einzelne Mitarbeiter.

KI beherrscht zwar alle Schlagzeilen, ist aber nicht die einzige Technologie, die unsere Arbeit verändert. Z.B. experimentiert die Finanzindustrie weiterhin mit Blockchain, 3D-Druck verändert industrielle Prozesse, Robotics findet Verbreitung in der Logistik, 5G in der Gesundheitsbranche und das Internet of Things in der Landwirtschaft. Dieser Technology Impact lässt sich mit Hilfe einer Jobarchitektur leichter erfassen, messen, in Entscheidungen umwandeln und in spezifische Maßnahmen umsetzen.

An dieser Stelle schließt sich für uns HR-Manager der Kreis zu den oben genannten Herausforderungen. KI, Fachkräftemangel, Agilität, Workforce Transformation und die Auswirkungen neuer Technologien sind alles große Themen, die wir nicht mit alten Herangehensweisen lösen. Wir sehen noch allzu häufig, dass lange Zeit mit Planung verbracht wird, die man dann abarbeiten und abhaken möchte. Das ging früher, aber heute bleibt uns die Zeit dafür nicht mehr. Planung und Umsetzung sollten gleichzeitig geschehen, inkrementelle Fortschritte in den priorisierten Feldern bei ständiger Aktualisierung der Ausgangssituation. Dies ist gleichermaßen ein Mantra von Strategie -und Agilitätsspezialisten, von Investoren und Startups, und von uns.

Im HR-Management ist die beste Grundlage für Transformation eine durchdachte Jobarchitektur inklusive Skills. Sie ist ein überraschend einfaches und pragmatisches Hilfsmittel zur Lösung komplexer Herausforderungen. Was hat für Sie höchste Priorität, welche Verbesserungen in HR möchten Sie zuerst umsetzen?