Erfolgreiche Ausschreibung von Software in öffentlicher Verwaltung

IT-Ausschreibungen, Vertragsgestaltungen und abschließende Verhandlungen sind für jede Organisation eine anspruchsvolle Herausforderung – auch da sich Erfolge oder negative Effekte oftmals erst Jahre später zeigen. Neben der fachlichen und verhandlungstechnischen Expertise sind langjährige und vielfache Erfahrungen in der erfolgreichen Gestaltung von IT-Partnerschaften enorm wichtig.

Dies gilt insbesondere in Spezialthemen und Nischenmärkten mit wenigen Wettbewerbern.

Öffentliche Verwaltungen und insbesondere auch Kirchen haben organisatorisch, prozedural oder rechtlich bedingt besondere Anforderungen an ihre IT-Unterstützung. Dies kann sich zum Beispiel durch eine hohe Vielfalt an Anforderungen (z.B. Abbildung vieler verschiedener Berufsgruppen im HCM System) oder seltene Spezialthemen ausdrücken.

Die Auswahl und der Betrieb eines Managementsystems für eine kirchlich getragene Hochschule ist ein solches Spezialthema. Wie kann trotzdem eine marktorientierte Auswahl sichergestellt werden?

Managementsystem der Hochschule für Philosophie

Vor dieser Fragestellung befand sich die vom Jesuitenorden getragene Hochschule für Philosophie (https://www.hfph.de) in München bei der Auswahl eines neuen Managementsystems und hat binder|consulting um Unterstützung gebeten.

Die Hochschule für Philosophie München bietet seit über 90 Jahren Philosophie-Studiengänge mit den staatlich anerkannten Abschlüssen Bachelor, Master, Promotion und Habilitation ebenso an wie berufsbegleitende Weiterbildung vom Zertifikat bis zum Master. Dazu wurde lange Zeit ein eigenentwickeltes Campus-Management-System genutzt, das zu wartungsintensiv und aufwändig in der Weiterentwicklung wurde. Als kleine, stark spezialisierte Einrichtung stand die Hochschule vor der Herausforderung, auf dem Markt der Standardsoftwareprodukte ein System zu identifizieren, dass möglichst viele zentrale Anforderungen bereits erfüllt und ohne unnötigen Ballast auskommt. Der Anbieter sollte ein Partner sein, mit dem über eine größere Anzahl von Jahren zuverlässig zusammengearbeitet werden kann.

Grundsätzlich gibt es fünf klassische Verfahrensschritte, die nach einer strategischen Entscheidung zum Outsourcing bis hin zum Vertragsabschluss durchzuführen und für das Spezialthema anzupassen sind. Die folgenden Schritte eines idealtypischen Ausschreibungsverfahrens wurden in unterschiedlicher Intensität durchgeführt.

1. Fachliche und technische Anforderungen zusammenstellen
2. Anbieter-/ Wettbewerberanalyse durchführen
3. Ausschreibungsgestaltung und -versand
4. Angebotsanalyse und Reduktion auf Kern-Wettbewerber
5. Vertragsverhandlungen

1. Fachliche und technische Anforderungen

Aufnehmen heutiger und zukünftiger Spezialanforderungen bei den Mitarbeitern, die das heutige System nutzen und bei vergleichbaren Best Practice Verwaltungsorganisationen in einem Anforderungskatalog. Dabei sind sowohl die Beachtung der eigenen Spezifika als auch eine Vereinfachung und Neugestaltung von Prozessen (Stichworte: Digitalisierung, User Experience, Outsourcing des Betriebs, etc.) wichtig.

Ein höherer Aufwand lohnt sich hier in der Regel insbesondere bei Spezialthemen, um später nicht unerwarteten Problemen gegenüberzustehen (z.B. nicht abgefragte Anforderungen, die aufgrund technischer Grenzen nicht abgebildet werden können oder nicht initial beachtete Zusatzaufwände zur Steuerung externer Partner).

2. Wettbewerberanalyse

Klassische Marktforschungsquellen (Provider Lens von ISG oder Magic Quadrants von Gartner) scheiden aufgrund der Marktnische aus.

In einer eigenen Marktevaluierung sind daher mögliche und erste favorisierte Systemanbieter und -betreiber zu identifizieren. Sinnvollerweise wird dazu schon der Anforderungskatalog aus Schritt 1 verwendet. Zusätzlich können in einer ersten Informationsanfrage bei den Anbietern auch Aspekte aus Schritt 3 einfließen.

3. Ausschreibungsgestaltung

Grundsätzlich können Ausschreibungsgestaltung und Ablauf weitgehend klassisch verlaufen.

Es sollte darauf geachtet werden, möglichst schon in der Ausschreibung alle relevanten funktionalen und non-funktionalen Anforderungen, SLA, Entwicklungs-, Wartungs-, Betriebs-Aspekte, Preismodelle, Qualifikationen, Transitionsregelungen, Governance-Aspekte etc. „in der Vorstellung des Auftraggebers“ und „in Vertragssprache“ zu formulieren (siehe auch nachfolgende Grafik zum Rahmenwerk). Diese können im Angebotsvergleich (Evaluierungsmatrix), den Verhandlungen und der Vertragsgestaltung direkt wiederverwendet werden.

Für Spezialthemen sind aufgrund fehlender breiter Markterfahrungen auch intensive Gespräche mit Referenzen der Anbieter besonders bedeutsam.

4. Angebotsanalyse und Reduktion auf Kern-Wettbewerber

Mit einem markterprobten Rahmenwerk sollten die Antworten (vertragsrelevante Zusagen) der Anbieter systematisch vergleichend analysiert werden (siehe nachfolgende Grafik). Auch falls die Angebote gemäß [unterschiedlicher] Standards der Anbieter vorliegen, kann über das Rahmenwerk eine systematisch vergleichende Analyse erfolgen. Das Rahmenwerk kann somit auch für eine nachträgliche Vertragsanalyse eingesetzt werden, um Verbesserungsmöglichkeiten für Vertragsverlängerungen zu identifizieren.

Rahmenwerk zur systematischen Angebots- und Vertragsanalyse (Quelle: binder|consulting)

Letztendlich ist eine detaillierte Preisanalyse bzgl. der erwarteten Überführungskosten sowie der Entwicklung der Kosten während der Vertragsdauer durchzuführen. Sowohl die Marktkonformität von IT-Standardkomponenten wie auch die Auswirkungen besonderer Aspekte der Spezialthemen auf die Preisentwicklung sind dabei intensiv zu hinterfragen.

In diesem Zusammenhang sollten potenzielle Risikofaktoren identifiziert, gegenübergestellt und quantifiziert werden.

Eine fallspezifisch für das Spezialthema zu erstellende Übersicht aller entscheidungs-relevanten Kriterien dient zur transparenten Entscheidungsfindung und einer stufenweise Reduktion der Anbieter auf Basis einer Evaluierungsmatrix.

„Für die Hochschule war eine verlässliche Analyse der Passfähigkeit der angebotenen Standardprodukte zu unseren Anforderungen essenziell. Die Umstellung auf eine neue Campus-Software ist aufwändig und betrifft alle Bereiche der Hochschule, weshalb ein Fehlgriff schwerwiegende Folgen hätte. Die Erfahrung und die strukturierten Verfahren von binder|consulting helfen sehr dabei, das Beste für sich aus dem Prozess herauszuholen.“ – Dr. Jens Pape, Kanzler der HFPH und Projektleiter

5. Vertragsverhandlungen

Nach Diskussion und Schärfung des gemeinsamen Verständnisses der angestrebten Zielsituation kann eine mehrstufige Vertragsverhandlung mit (bevorzugt) zwei Favoriten stattfinden. Neben fachlicher und verhandlungstaktischer Expertise ist dabei auch Wissen über Best Practices zur zukünftigen Steuerung und bewährter Regelungen für eine partnerschaftlichen Zusammenarbeit notwendig.

Grundsätzlich hilft hierbei die Nutzung der initial erarbeiteten Anforderungs-Statements und der daraufhin bereits erfolgten Zusagen der Anbieter.

Erfolgreicher Vertragsabschluss der Hochschule

Von der Hochschule für Philosophie wurde binder|consulting zur Sicherstellung einer entsprechenden Vertragsgestaltung als langjährig erfahrener Partner eingebunden. Dadurch konnten eine Reihe zusätzlicher Mehrwerte realisiert werden.

• Angebotene Leistungen & Preise wurden im Marktvergleich transparent
• Marktkonforme Konditionen wurden sichergestellt
• Risikominderung durch klare, marktübliche Vertragsformulierungen, die späteren Dispute vermeiden helfen
• Zusätzliche Verbesserung des Preises um 10% in den Vertragsverhandlungen
• Augenmaß in den intensiven Vertragsverhandlungen, um trotz bester Preise während der gesamten Vertragslaufzeit eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zu ermöglichen